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公告内容：

[****市本级][线下]****关于****市医疗保障服务中心业务档案寄存托管服务项目（采购编号：****-****-*****）电子化(不见面)****采购公告

****关于****市医疗保障服务中心业务档案寄存托管服务项目（采购编号：****-****-*****）电子化(不见面)****采购公告

项目概况

****市医疗保障服务中心业务档案寄存托管服务项目招标项目的潜在投标人应在 ****省公共资源交易网（网址：*****://***.*******.**/***/）获取招标文件，并于 ****年**月**日 **点**分（北京时间）前递交投标文件。

*、项目基本情况：

项目编号：****-****-*****

项目名称：****市医疗保障服务中心业务档案寄存托管服务项目

采购方式：****

预算金额：******.** 元

最高限价：无

采购需求：

采购条目编号	采购条目名称	数量	单位	采购预算（人民币）	技术需求或服务要求
洪购**************	医疗服务与保障能力提升补助资金（医疗保障服务能力建设部分）	*	项	****.元	详见公告附件
洪购**************	无	*	项	****.元	详见公告附件

合同履行期限：合同签订生效之日起*年，最终以签订合同约定起止日期为准

本项目不接受联合体投标。

*、申请人的资格要求

*．满足《中华人民共和国****法》第***条规定。（*）具有独立承担民事责任的能力；（*）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（*）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（*）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（*）参加****活动前*年内，在经营活动中没有重大违法记录；（*）法律、行政法规规定的其他条件： *) 单位负责人为同*人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同*合同项下的采购活动。 *) 为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商不得参加该采购项目的采购活动。 *) 供应商被“信用中国”网站列入失信被执行人和重大税收违法案件当事人名单的、被“中国****网”网站列入****严重违法失信行为记录名单（处罚期限尚未届满的），不得参与本项目的****活动。 *．落实****政策需满足的资格要求：（*）本项目非专门面向中小企业采购的项目。（*）本项目落实促进中小企业发展政策、监狱企业扶持政策、残疾人就业****政策，具体内容详见采购文件。 *.本项目的特定资格要求：无

*、获取采购文件：

时间：****年**月**日 **:** 至 ****年**月**日 **:**（磋商文件的发售期限自开始之日起不得少于*个工作日）

地点：****省公共资源交易网（网址：*****://***.*******.**/***/）

方式：网上报名并下载****文件

售价：*.**元

*、响应文件提交：

****年**月**日 **点**分（北京时间）（从磋商文件开始发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于**日；从谈判文件开始发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于*个工作日；从询价通知书开始发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不得少于*个工作日）

地点：****省****公共资源交易中心（第*-*开标室）开标室。本项目采用“不见面开标”系统开标，供应商不需要到场参加开标会。

*、开启：

****年**月**日 **点**分（北京时间）

地点：****省****公共资源交易中心（第*-*开标室）开标室。本项目采用“不见面开标”系统开标，供应商不需要到场参加开标会。

*、公告期限：

自本公告发布之日起*个工作日。

*、其他补充事宜：

无

*、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系：

*.采购人信息

名称：****市医疗保障服务中心

地址：****市****区丰和北大道***号****市人力资源和社会保障公共服务中心大楼

联系方式：****-********

*.采购代理机构信息

名称：****

地址：****省****市西湖区**南路***号*栋

联系方式：***********

*.项目联系方式

项目联系人：沈兰兰姜智莉 ****

电话：***********

（医保）第*章采购需求.****

第*章采购需求

*、采购清单及技术要求

项目名称	****市医疗保障服务中心业务档案寄存托管服务项目
数量	* 项
金额	****** 元
服务期限	*年，最终以签订合同约定起止日期为准
服务地点	由成交商在****市区租赁或使用自有寄存场所，并安装无死角摄像头，并征得采购方同意后执行。

*、服务内容

本项目服务内容为****市医疗保障服务中心提供文档管理外包服务包括档案用品提供、档案整理、档案收箱、档案熏蒸消杀、档案寄存保管、档案查阅、档案调阅、档案盘点、档案下架（永久出库）等服务。

主要内容包括：

档案用品提供：规格尺寸为：**********（外径）文档纸箱须无铆钉、全密封无洞孔，对于其材质有着严格标准，并通过第*方机构检测合格；*次性锁扣，长度符合档案箱的锁封标准，具有*定的柔韧性、不易断裂，箱码标签（符合档案长期保管要求，不易出现脱胶等情况）。

档案整理装箱：将档案进行清点、分类，确保账物匹配后，按*定规则进行排序、登记后装入档案箱、每个档案箱都对应唯*的条形码，作为在档案管理系统中的唯*标识，方便检索，准确定位。

档案收箱：双方交接，外包供应商负责将档案箱运送至库房。

熏蒸消杀：供应商档案运作人员在库房指定区域对相应批次入库档案进行熏蒸消杀。

寄存保管：供应商提供档案箱日常的存储、保管、定期维护，并确保满足档案增量的存储空间。目前我单位档案已有约****箱，每年按照约****箱的业务量递增。

档案调阅：供应商在工作日收到我单位指令后，在指定时间内外包供应商将所需调阅的档案箱送达指定地点。

档案现场查阅：根据我单位指令，供应商提前准备需查阅的档案箱，供我单位在工作日的正常工作时间内上门查阅。

档案下架（永久出库）：因合同终止等原因，将档案箱从库房内货架上搬运至库房外进行账务匹配交接。

*、服务要求

*.*、基本要求

*.供应商应遵守法律法规、****省档案局相关监管法规、采购方内部管理制度，并接受采购方相关监管检查、风险评估或审计。

*.成交供应商应具有开展档案保管等外部服务所需的场地、设施、设备、人员等条件。保证有足够的空间存储档案，并对不同单位档案进行分区管理。

*.供应商应建立规范、完善的管理制度，如外包服务内控、档案仓库管理、服务流程管理、公司员工管理、信息系统管理、应急管理制度等，并根据采购方相关要求建立操作规程和设备维护规定。

*.供应商应配备档案管理专业技术人员和管理人员，并对人员的系统权限、配置、增删进行严格管理；制定严密的岗位职责，并对员工工作质量进行严格的考核。

*.供应商应能提供相应的管理记录。

*.供应商档案库房应实施**小时监控、监控录像保留时间不短于**天。

*.供应商应具有文档管理平台系统并在响应文件中提供相应证明材料（自研的提供软件著作权证书扫描件【复印件】或提供使用授权函并加盖公章）；购买的提供购买合同和发票的扫描件（复印件）。支持全流程档案运管服务管理需求，如收箱、入库、定位、查找、调阅、归档、转移等全过程服务。供应商的专业档案信息管理系统应该具备提供多维度的数据统计分析服务，包括档案存量、入库量、调阅量等档案管理信息报表（报告）服务。

*.供应商应与发起方建立良好的沟通机制，解决存在的问题。接受发起方对其外包业务的工作指导，对提出的工作建议，应及时予以答复。服务期内供应商有义务对所提供的服务按照发起方要求不断调整，以达到服务的优化和质量的持续提高。供应商应按季提交外包服务工作报告，以便发起方及时了解工作情况。如有重大、突发事件，供应商应及时向采购方报告。

*.当政策或环境变化因素将导致服务变更或终止，供应商应在过渡期间继续履行相关服务和职责，并配合完成信息、资料的交接等。

**.成交供应商承诺，本项目合同到期后，如招标人继续使用成交供应商提供的档案外包服务或者重新组织同类服务采购项目，服务价格不超过本项目的投标报价，供应商需提供承诺函。

**.供应商搬迁含对档案箱的除尘、防开启密封处理、加贴外包商芯片、交接、运输等事项。

*.*、库房条件

供应商必须拥有档案寄存托管的专业服务能力，同时应具备灵活适应招标人业务档案管理规则的意愿。供应商需拥有符合国家标准*****-****《档案馆建筑设计规范》的实体库房，并实行规范的管理运营。此库房需满足多重安全管理要求，包括但不限于防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等。具体如下：

*.地理位置。地质条件稳定，无滑坡、水漫等隐患。周边无易燃、易爆性生产活动工厂。远离居民生活区、人群嘈杂地区。交通便利，在****市范围内，所在区域水电、网络等供应畅通。

*.建设标准。

（*）承重。按照《档案馆建筑设计规范》的要求，楼面承载重量要达到档案管理的要求。楼面均布负荷应为***／㎡。采用密集架时，不应小于****／㎡，或按实际需要确定。

（*）墙体。档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久，具有隔热、防潮、防尘、防火功能。

（*）地面。档案库房地面要求光洁、平整、耐磨，不易生尘，具有防潮措施。

（*）防火设计方面，供应商必须严格遵循《档案馆建筑设计规范》（*****-****）的相关规定，响应文件中需提供承诺函。

*.安全防护。供应商库房设备设施齐全，满足相关部门“防火、防潮、防盗、防光、防尘、防水、防鼠、防虫”等*防标准，保证档案安全性。

（*）防火。配备专业消防设备，并定期检查更换。安装火灾自动报警及自动灭火设备，烟感自动防火探头和*氧化碳、*****等气体灭火器，不使用对纸质档案具有损害的灭火器。档案装具、档案库房装修材料应为阻燃材料。库区内严禁烟火，易燃、易爆物品不准带入库区，不准在库区附近堆放。

（*）防潮。配备温湿度计、除湿机、防潮剂等，做好库区通风，控制合适的温度、湿度。库房通过机械通风、自然通风等办法减缓库内温度过高现象。应配备空调设备，以达到库房理想的温度，防高温。

（*）防盗。库区内应安装入侵报警系统和监控设备。监控范围应覆盖除办公区外的整个库区（保管区、交接区、作业区、调阅区等），监控档案的保管、交接、调阅、出入库、人员进出等情况，监控录像应至少保存**天备查。出入口和窗户应在入侵报警装置和视频监控设备的监测范围内。主要通道或室内配备红外线报警、门禁等设施。库房钥匙应坚持“双人分管分用，平行交接”原则，即*名管库员*人掌管*把钥匙，双人同进同出。离开库房时，应及时关闭门窗，对入侵报警系统设防，并锁好库房门。

（*）防光。加强照明管理，减少紫外线和灯光照射对档案材料的损害，除工作须照明外，其余时间*律不开灯，同时使用防爆灯具。

（*）防尘。库房应具备较好的封闭功能，定期除尘，保持档案的清洁。

（*）防水。库区应排水通畅，防止积水。库房屋顶、地面、墙壁必须有防潮、防水措施。

（*）防鼠。为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放鼠药。

（*）防虫。档案柜架应放置防虫药品，以防档案害虫破坏档案。

此外，我单位的档案需与其他档案分区放置，以确保安全性和保密性。

档案存储托管操作的全部区域应安装高清视频监控设备，并且需全天候**小时持续启动录像功能。确保档案存放处、操作区、服务器、数据导出端以及门窗等关键部位均能被有效监控，无任何盲区。同时，视频监控数据自生成之日起应至少保存*个月，以供我单位后续审查与查询。

为确保档案库房的火警安全，供应商库房应装备火灾自动报警系统。同时，档案库房亦应采纳自动灭火系统、泡沫灭火系统或气体灭火系统，以确保在紧急情况下能迅速有效地控制火势。在选择灭火介质时，必须确保不会对档案造成*次损害，亦不能对环境产生污染。此外，库房还需安装空调通风除湿设备，以维护库房的适宜环境。

供应商应具有库房的扩容或扩建计划，并提供承诺函，以保证我单位逐年增长的档案保管需求。

*.*、服务人员要求

（*）供应商需配备合适的人员数量负责本合同项下具体工作，供应商执行本项目的正式员工不少于*人，为我单位提供高质量的档案管理服务，并须指定至少*名管理人员与我单位进行日常联络事宜，负责随时解决档案管理中的沟通与协调等工作。（注：响应文件中需提供服务团队人员清单，并提供承诺函，承诺此团队服务于本项目，如有变动或增加，应提前书面告知我单位）

（*）档案管理人员须身体健康，可以承受繁杂工作；具备良好的学习能力、沟通交流能力及团队精神；遵纪守法，诚实守信，有责任心，无任何不良嗜好和不良记录；具备*定的计算机应用操作能力，可以熟练使用计算机。

（*）供应商必须与其档案及相关管理人员依法建立劳动关系，签订劳动合同和保密协议。

（*）供应商应指定专人负责办理我单位档案交接、提取、查阅业务，并将指定人员相关资料在我单位备案；档案移交人员如有变动或增加，应提前书面告知我单位。

（*）安保人员应提供每周*天，每天**小时的值守，服务人员提供每周*天、每天*小时的服务。

*.*、信息安全

供应商所提供的服务质量，必须严格遵循国家及行业所规定的标准与要求，全面保障托管档案的实体安全以及信息安全，切实维护国家机密、本单位机密以及个人隐私的安全。供应商需郑重承诺并在响应文件中出具承诺函，自其成立以来，未曾发生任何违约行为或档案信息泄露风险事件。

供应商已建立健全的保密机制，并已与员工签订保密协议，以确保信息安全。

供应商在项目执行过程中及结束后，应严格遵守我单位的保密规定，并签署保密协议。任何接触到我单位档案内容或数据的员工，均须及时向我单位报备，并签署相应的保密协议。

供应商提供的档案库房应具有门禁系统，所有进出通道配备电子门禁监控系统；工作人员需随时佩戴具有身份识别功能的门禁卡；关键通道采用双重门禁系统，需双人会同刷卡进入。来访者则需身份识别、具备完善的信息登记、保存、调取流程。

供应商指定的我单位服务人员应是与供应商签订正式劳动合同、保密协议的人员，供应商应对服务人员进行背景调查，确保其过往无不良记录。在满足我单位需求的基础上，保证所配备的人员保持相对稳定。

*.*、查调阅要求

供应商需积极配合我单位档案存取、调阅服务需求，对临时性紧急调阅需求，应满足自接到调阅需求后*小时内送达要求。

档案交接地点在我单位指定地点，供应商应对运输途中的档案遗失、毁损等风险承担责任。双方书面确定本单位的档案专管员名单，在办理档案移交时，每*方均需指定名单中的*名人员办理移交手续，人员发生变更时，双方应提前*个工作日以书面形式通知对方。交接时，双方对需要储存的档案资料进行检查和签收。档案管理人员每月定期上门接收我单位档案，提供专业车辆将移交的档案运送至档案保管场所。

供应商在上门收取档案箱时，应出具有效证明（身份证或工作证），严格执行双人交接制度。入库完成后，提供入库的照片、报告等材料。

档案查询调阅，我单位授权*-*名人员为我单位档案管理有权审批人，有权人名单提供供应商留存。有权审批人可向供应商签发档案调阅指令。人员发生变更时，提前*个工作日以书面形式通知供应商。供应商须指定专人接收我单位授权代理人的调阅指令，供应商和供应商指定人员不得接受非授权的查/调阅指令。

⑴我单位到供应商集中保管地查询调阅。

①我单位签发调阅指令。

②我单位到供应商现场查/调阅档案必须双人。

③我单位查/调阅人员必须出示单位开具的有效介绍信。

④我单位查/调阅人员其中*名必须是我单位档案专管员名单中的人员。

⑵供应商送达我单位约定地点查询调阅

①我单位签发调阅指令。

②供应商将需要调阅的资料送达至双方约定的地点。

查调阅时间要求，供应商在正常营业时间内周*至周*的上午*:**-**:**下午**：**-**:**，国家法定节假日除外，必须保证我单位档案箱的存取及调阅服务；在国家法定节假日或非正常营业时间，我单位如有紧急需求，供应商须积极配合。

*.*、售后服务要求

（*）供应商应与我单位建立良好的沟通机制，解决存在的问题。接受我单位对其外包业务的工作指导，对提出的工作建议，应及时予以答复。服务期内供应商有义务对所提供的服务按照我单位要求不断调整，以达到服务的优化和质量的持续提高。

（*）每半年提交档案托管服务工作报告，主要内容应包括档案存储情况、员工培训情况、安全管控措施等方面内容，以便我单位及时了解工作情况。如有重大、突发事件，供应商应及时向采购方报告。

（*）在服务期满后，供应商应将档案实体、电子目录、纸质目录、整理说明、工作台账、数据存储等相关材料配合采购人进行移交，并提供承诺函，承诺在期满后提供不少于**日的移交过渡期。

注：以上服务条款，供应商必须全部响应，否则响应无效。

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